Вряд ли можно представить современный бизнес без такого инструмента, как электронный документооборот, который невозможно выполнять, если отсутствует электронная подпись файла любого формата. У этого способа масса преимуществ и самое главное заключается в том, что можно существенно упростить управление различными процессами в компании.
Все чаще предприниматели предпочитают подписать документ именно таким образом, чтобы пользоваться разными специализированными системами, регулирующими деятельность ООО и ИП. Эти программные комплексы созданы для автоматизации процедур, имеющих непосредственную связь с бумагами.
Функциональность
Установить достоверность документа при помощи электронной подписи не составит труда, однако, стоит разобраться в том, почему стоит выбирать именно онлайн документооборот.
- Проверка налоговой инспекцией электронных документов осуществляется максимально оперативно.
- Можно регистрировать входящие и исходящие файлы без промедления по мере поступления.
- Бумаги автоматически заносятся в базу данных, чтобы далее отправить их на контроль.
- Можно отделить заверенный документ от подделки.
- Есть возможность осуществлять работы справочно-информационного характера.
- Составляются различные отчеты для последующего отправления в специальные организации.
Чтобы оценить достоинства такого делопроизводства, достаточно понять то, как пользоваться ЭЦП. Положительное свойство заключается в том, что не требуется тратить слишком много времени на то, чтобы согласовать какие-либо проекты между сотрудниками, партнерами, руководством. Экономия при использовании электронного документооборота – это еще и шанс устранить бумажную волокиту, чтобы банально сделать рассылку информации.
Однако, использование ЭЦП в организации – это еще и ряд обязательств. Например, чтобы отправлять электронные письма с важной документацией необходимо наличие архива, посредством которого корпоративные данные можно получать максимально оперативно и без задержек. К тому же эта база способствует обеспечению высокого уровня надежности в таком деле, как хранение данных.
Что касаемо справочно-информационной функции, то с ее помощью менеджеры удаленно могут отобрать файлы, которые представляют для них пользу. Соответственно даже хранение электронных документов будет экономичным с финансовой точки зрения, так как не потребуется создавать крупное хранилище бумаг. Основное предназначение – это упрощение процедуры, в ходе которой необходимо проверить на подлинность ряд важных сведений в электронной форме.
В случае с бумажным носителем, удостоверяющий центр или другая организация могут потребовать наличие: печати, даты подписи, указанных реквизитов предприятия и сведений о его владельцах. Хранение электронных документов значительно упростит эту процедуру до невозможности, так как достаточно проставить просто цифровую подпись, при условии, что она грамотно сформирована.
Особенности электронной цифровой подписи
Чтобы получить ЭП стоит обратиться в удостоверяющий центр. Данный инструмент важен для делопроизводства, так как обеспечивает защитой любой документ, который используется в деятельности компании. ЭЦП – это криптографический код, в который входит закрытый и открытый ключ. Наличие такого шифра позволит выявить владельца подписанной бумаги и ее подлинность. Такие элементы документооборота обладают такой же юридической силой, как и ручная подпись на бумажном носителе.
Срок действия ЭЦП оговаривается индивидуально при получении, что зависит от того, какая оформлена подпись. В том же удостоверяющем центре можно проконсультироваться о том, как делается и когда необходимо продление ЭЦП. Есть ряд важных задач, с которыми может справиться электронная подпись. А именно, она:
- исключает вероятность подделки документов;
- позволяет выявить владельца цифрового ключа;
- поможет обнаружить искажение в данных, внесенных в файл.
ЭЦП обладает определенной отличительной чертой, заключающейся в логическом характере инструмента. В частности, есть возможность выполнять аутентификацию, авторизацию личности владельца подписи, но при этом удаленно, без личной встречи и порой даже без его ведома. Чтобы понять то, почему стоит заказать и получить сертификат электронной подписи стоит изучить его преимущества:
- Можно выстраивать надежные, длительные партнерские отношения с инвесторами, находящимися на большом расстоянии.
- Каждая копия электронного документа будет равнозначной.
- Подпись невозможно подделать, так как при ее создании используются автоматизированные программы, а также специальные аппаратные средства, выполняющие оригинальное шифрование.
- Можно существенно повысить уровень производительности труда всех сотрудников предприятия.
Использование электронных документов в суде и при других обстоятельствах – это не только плюсы, но и минусы. Чтобы подпись была надежной нужно руководствоваться специализированными средствами правового, организационного и технического обеспечения. Технические методы – это различные варианты криптографии. Они позволяют создать уникальную последовательность символов, по которым можно распознать того, кто обладает ЭЦП, но без вскрытия его личных, персональных данных. Так документы проверяют на предмет подлинности.
Если понравилась статья, нажмите “Поделиться”:
___
